5 tips til en effektiv hjemmearbejdsplads

“Jeg kunne virkelig godt tænke mig at arbejde hjemme en dag”. Næsten alle har ytret eller tænkt det. Men når virkeligheden rammer, og du skal arbejde hjemmefra, er det måske ikke lutter fest og farver. Dagen skal struktureres, du skal have rammerne på plads, og hvad med kontakten til kollegaerne? Pludselig skal mange ting spille sammen for at dagen går op i en højere enhed, og for at du formår at være produktiv. Er det svært at overskue? Så læs vores fem tips til en effektiv hjemmearbejdsplads!

Arbejde hjemmefra: Hvad skal der til?

Det er det første spørgsmål, du skal stille dig selv. Det er nemlig ikke alle, der kan have de rette forudsætninger for en hjemmearbejdsplads. For de stillinger og arbejdsopgaver, hvor hjemmearbejde kan lade sig gøre, bør du fremlægge det som et tilbud til medarbejderne. Hvis hjemmearbejdspladser i en periode bliver nødvendigt, skal du som leder sikre, at alle kan arbejde hjemme fra stuen eller kontoret. Derfor bør du sikre, at medarbejderen har:

• PC eller bærbar til rådighed.
• Adgang til nødvendige fælles værktøjer.
• Mulighed for at løse alle arbejdsopgaver hjemmefra.
• Vished om, at du ikke micro-manager i arbejdstiden.

Rammerne for at arbejde remote skal være på plads. Hvis medarbejderne mangler PC/ bærbar, tastatur, mus eller lignende, bør du stille det til rådighed. Når først rammerne er sat op, har du lagt et solidt fundament for medarbejderne. Forudsætningerne for at levere samme performance og resultater er på plads!

Hav den digitale kommunikation på plads

Det kan hurtigt blive ensomt. Mutters alene på hjemmekontoret og uden fysisk kontakt med kollegaerne. Derfor er det vigtigt, at I finder en fælles platform, hvor I kan kommunikere sammen i løbet af dagen. Det kan være Hangouts, Zoom, Skype, Slack eller en femte kommunikationsplatform. Fælles for alle er, at de er nemme at gå til og kræver ikke den store ekspertise at få sat op. Det er bare et oprette en konto og så komme i gang.

I Kold+Partners bruger vi Slack til tekstbeskeder og Hangouts til vores videomøder. For os giver det god mening at have det miks, så vi hele tiden kan holde hinanden opdateret. Video bruger vi, når flere arbejder hjemme. I det tilfælde holder vi to møder; morgenmøde og eftermiddagsmøde så alle er lige orienteret om arbejdsopgaver og status på projekter. 

Der er ingen platforme, der er de “rigtige”. Du skal finde den eller de platforme, der både passer bedst til din virksomheds og dine medarbejderes behov. Afdæk markedet med et par søgninger på nettet eller forhør dig i dit netværk. Når platformen er fundet, er det bare at komme i gang og teste løs!

Find en fast plads derhjemme

Koncentration er nøglen. Du skal finde et godt sted at sidde. Et sted hvor du kan fokusere i flere timer ad gangen. Det skal være et rum, du kan forbinde med at arbejde og være produktiv. Har du i forvejen et kontor til formålet? Så bur dig inde der! Har du ikke et kontor? Du kan sagtens etablere et “hjemmekontor” i stuen. Spisebordet eller sofabordet kan sagtens bruges til formålet! 

Uanset hvor du vælger at placere dig, gælder det, at du får sat rammerne op. Er der børn, kæreste eller ægtefælle i huset? Gør det klart, at du er på arbejde! Der er plads til snak og leg, men det må ikke fylde for meget. Hold det til pauserne. Jo flere brud der er på rutinen, des større risiko for, at produktiviteten går helt i nul.

Den helt centrale faktor ved en fast plads er, at du undgår at flakke rundt i hjemmet. Hopper du fra rum til rum, forbinder du ikke et specifikt rum - kontoret eller stuen - med et sted, hvor du arbejder. Placer alle nødvendigheder i det udvalgte rum, såsom PC/ bærbar, skærm, telefon, post-its eller andre remedier, du har brug for i dit arbejde, så du er klar til at give den gas!

Skal du holde møder med kunder eller kollegaer, bør du også sikre dig, at du ikke viser noget, andre ikke kan tåle at se! Det kan eksempelvis være billeder på væggen eller gadgets på hylden. Hvis du er midt i en rekrutteringsproces og skal du afholde videointerviews, kan du læse vores guide!

Få struktur på arbejdsdagen

Hvad fungerer bedst for dig? En god arbejdsdag hjemmefra fungerer bedst, hvis den er skræddersyet til dig. Vil du helst arbejde lige på og hårdt fra kl. 08 til kl. 16 med en frokostpause imellem. Eller er du mere til korte sprints, hvor du holder pause for hver time? Det ved du bedst! Mærk efter og gør op med dig selv, hvad der bedst passer til dig. Der er ingen grund til at sætte urealistiske og stramme tidsplaner op, hvis du performer bedst under korte sprints!

Lav et skema der giver mening for dig og som understøtter et højt produktivitetsniveau. Hvis du har brug for at visualisere arbejdsdagen, kan du med fordel bruge digital værktøjer som eks. Google Sheets eller Excel. Hvis du er mere til et klassisk fysisk skema, kan du printe et eller bruge en tavle eller whiteboard. Sæt arbejdstiden i kasser så du hele tiden har noget at holde arbejdsdagen op imod.

Gå en tur eller få lidt frisk luft. Det øger produktiviteten. Men undgå at lade dagligdagsprojekter med at tage over: det er ikke tiden til at sætte tøjvasken over! Det fjerner fokus fra arbejdsdagen og pludselig står du og gør klar til aftensmad kl. 13 om eftermiddagen.

Giv dig selv lov til at holde pauser

Du kender det fra dagligdagen på kontoret. Hvis du har behov for at strække benene, så gør du det. Tørstig? Du går da lige et par omgange rundt om kaffemaskinen for at lade op. De færreste mennesker yder 100% på en 8-timers arbejdsdag. Det er naturligt, at der er “nedeperioder”, hvor hjernen skal genoplades, og der skal tankes ny energi. 

Gør hvad du kan for at holde effektiviteten og koncentrationen så højt oppe som muligt. Hvis det kræver, at du går en tur udenfor, lufter hunden eller nyder en kop kaffe på terrassen, så gør endelig det. Alt, der gør, at du får energien tilbage, bør med fordeles gøres fremfor at synke ned i kontorstolen og stirre ud i luften! Det har nemlig hverken du, kollegaer, arbejdsgiver eller kunder gavn af.

Kan man arbejde effektivt hjemmefra?

Ja! Det er muligt at ramme samme performance som på et kontor. Det afhænger bare af rammerne og din personlighed: Er du skruet sammen til at arbejde fra et hjemmekontor? Det er alle nemlig ikke. Men hvis rammerne er i orden, kan du være næsten lige så effektiv som på kontoret, hvis du tilrettelægger arbejdsdagen efter dine behov. Hvis du har behov for, at du strækker arbejdsdagen til kl. 20 og indimellem laver andet end arbejde, så skal du gøre det! Der bør ikke være restriktioner på, hvordan arbejdsdagen indrettes, så længe du leverer det, du skal. Du bør først blive bekymret, hvis du slækker og produktiviteten daler - så skal der justeres!

Selvom det kan være svært, bør du som leder gør alt for, at alle medarbejdere holdes informeret om processer og igangværende projekter. Alle skal vide lige meget! Ved at holde alle lige informeret og lige engageret i arbejdet, sikrer du, at kollegaer og medarbejdere har det så godt som muligt fra deres hjemmearbejdspladser!

Den store ulempe for mange er den manglende fysiske kontakt med kollegaerne. Det kan være opslidende at være for længe væk fra sociale relationer. Ikke alle er rustede til at arbejde hjemmefra 37 timer om ugen. Gør hvad du kan for at tale sammen med kollegaerne. Hold fast i de daglige videomøder, så I får set hinanden og talt med hinanden. Det har en positiv effekt på sammenholdet og team spirit. Samtidig giver det en fornemmelse af en relativt normal hverdag - bare hjemmefra i stedet fra kontoret!