Sådan sikrer I en god onboarding af udenlandske medarbejdere

Det kan være en større udfordring at onboarde en udenlandsk medarbejder. Du skal ikke kun onboarde en ny medarbejder af anden nationalitet, du er også med til at hjælpe medarbejderen med at integrere sig i sit nye land. Denne artikel sigter at give jer et hurtigt overblik over, hvordan man bedst muligt onboarder en udenlandsk medarbejder.

Hold styr på de praktiske ting

I har sikkert helt styr på, hvordan de første timer i onboardingen skal forløbe, men lad os alligevel hurtigt gennemgå de praktiske ting:

• Tekniske ting såsom arbejdsstation/ skrivebord, hardware, software, mobil og e-mail. Dette gælder alle de ting, der er nødvendige for, at din nye medarbejder kan gå i gang med arbejdet fra dag et.
• Praktisk information og relevante dokumenter såsom information om de første dage på arbejdet, relevant information om virksomheden, medarbejderhåndbog, medarbejderlister osv. Alt der er nødvendigt at vide om virksomheden og dens medarbejdere, for at sikre en god onboarding.

Hold styr på alle de nødvendige informationer jeres nye medarbejder skal introduceres til under pre-boarding og onboarding. Hvis I endnu ikke har et overblik over det, anbefaler vi, at I laver en tjekliste til fremtidig brug.

Giv medarbejderen tid og ro til at komme på plads

Jeres nye medarbejder gennemgår en periode, hvor en masse papirer skal læses og underskrives, der skal kigges på lejlighed eller hus, og der skal måske tales med banker, skoler, daginstitutioner m.m. Det er en travl og hektisk tid, hvor arbejdet kun fylder en brøkdel i medarbejderens hoved. Vi har tidligere skrevet en artikel om, hvordan I kan hjælpe med denne del af processen, hvor I kan hente inspiration.

Integration i teamet er også en væsentlig faktor, der er med til at sikre god og hurtig onboarding. Det er vigtigt, at teamet og medarbejderen lærer hinanden at kende så godt og hurtigt som muligt, så de kan få afstemt forventninger og arbejdsprocesser. Hvis du ikke er en del af teamet, bør ansvaret for forventningsafstemningen gives til en i teamet.

Det kommer til at give en yderligere positiv effektivt, jo flere initiativer der tages i onboardingen. Samtidig kan det være med til at styrke jeres employer brand, at I tager godt hånd om udenlandske medarbejdere og sørger for en solid onboardingproces.

Virksomhedskulturen læres ved at være i den

Jeres nye medarbejder kommer fra et andet land med en helt anden virksomheds- og arbejdskultur. Der er grænser for, hvor meget medarbejderhåndbøger og informationsmateriale kan gøre i onboardingen. Medarbejderen skal hurtigt ind i jeres rutiner og arbejdsflow for at kunne tage virksomheds- og medarbejderkulturen i virksomheden til sig og for bedre at forstå den danske virksomhedskultur. I bund og grund er den bedste metode “learn by doing”. I skal ikke onboarde medarbejderen for langsomt, da det kan skade den hurtige integration i organisationen. Tværtimod bør medarbejderen involveres i projekter fra start for at skærpe indlæringen og rutinerne. Jo mere medarbejderen er hands-on og inde i kulturen og organisationen, des hurtigere bliver denne onboardet og en integreret del af virksomheden.

Feedback og kommunikation er onboardingens nøgleordene

De fleste mennesker har behov for at få at vide, hvordan de klarer sig på jobbet for at performe på højeste niveau. På et eller andet plan har vi alle behov for feedback for at kunne justere og forbedre måden vi arbejder på, hvis vi skal præstere bedre og levere stærke resultater, denne feedback kan med fordel allerede begynde i onboardingforløbet. Vi anbefaler, at der etableres et fast feedback loop mellem jer og medarbejderen, så begge parter er fuldt ud klar over, hvornår og hvordan der gives feedback. Det kan være på ugentlige møder, eller efter onboardingprocessen er endt for at evaluere på status. Den mest centrale faktor i at give feedback er at sikre, at medarbejderen efter et par måneder er fuldt ud integreret i teamet og virksomheden.

Onboarding er vigtigt for fastholdelse af medarbejdere

Virksomheder bør anerkende vigtigheden af et struktureret onboardingforløb. Fastholdelse starter i rekrutteringsprocessen og fortsætter i onboardingen, hvorefter virksomheds- og medarbejder kultur skal sikre fastholdelsen af medarbejderen. Når onboardingen er en succes, er den nye medarbejder langt bedre rustet til at indgå i teamet og løse de forestående opgaver og projekter. Et mislykket eller mangelfuldt onboardingforløb kan desværre være en udslagsgivende faktor i et tidligt ophør af samarbejdet. Undgå dette med et struktureret og solidt onboardingplan.